Prednosti virtualnog ureda: Rad od kuće za bolji balans

Premda je rad od kuće mnogima još uvijek velika nepoznanica, u posljednjih nekoliko godina sve je veći broj onih koji se odlučuju na ovakav potez. U prilog tome govore činjenice da je radom od kuće moguće maksimalno sniziti troškove pokretanja poslovanja, povećati produktivnost i ostvariti poslovan uspjeh. Tehnologija koja nam je dostupna nadohvat ruke omogućuje da obavljamo posao s bilo kojeg mjesta i u vrijeme kad nam najviše odgovara. S njenim razvojem pojavili su se i virtualni uredi koji podržavaju rad od kuće i pružaju različite usluge tvrtkama i pojedincima.

Prvi korak prilikom osnivanja tvrtke je prijava sjedišta i nalaženje odgovarajućeg prostora za obavljanje djelatnosti. Svakom je poduzetniku u interesu što je moguće više smanjiti troškove posebice u ranim fazama pokretanja poslovanja. Kako svaki početak za sobom povlači određeni rizik i mogućnost da poduzetnička ideja neće zaživjeti, dobro je znati na koje se sve načine može umanjiti potencijalni neuspjeh. Istraživanja su pokazala da čak 90 % start-up tvrtki doživi neuspjeh u vrlo kratkom vremenu od osnivanja.

Telework i telecommuting

Zahvaljujući tehnologiji danas možemo raditi s bilo kojeg mjesta u bilo koje vrijeme. Pritom se ne moramo nužno ograničiti na nekoliko kvadrata fizičkog uredskog prostora. Telework ili telecommuting (e-commuting) dva su slična koncepta rada koje bismo na hrvatskom najbolje opisali kao rad od kuće. To su poslovni aranžmani u kojem osoba od kuće ili s druge lokacije obavlja poslove koristeći se tehnologijom. Ona uključuje video konferencije, telefonske pozive, e-mail, ili grupni chat na komunikacijskim aplikacijama kao što su Google Hangouts, Viber, Microsoft ili WhatsApp.

Ono u čemu se razlikuju je što telework podrazumijeva da se sav posao obavlja uz pomoć tehnologije i bez potrebe za najmom uredskog prostora. Izraz je tvorenica dvije riječi tele (s udaljenosti) i work (rad). S druge strane, telecommuting odnosi se na posao koji se također obavlja uz pomoć tehnologije. Međutim, njega koriste tvrtke i pojedinci koji često znaju imati i fizički ured. Oni jedan do tri dana u tjednu posao obavljaju od kuće ili s neke druge lokacije kako bi uštedjeli vrijeme koje inače troše na putu do posla. Ovaj izraz također je tvorenica dvije riječi tele (s udaljenosti) i commute (put do posla). Takvi se aranžmani mogu koristiti u tvrtkama koje ne zahtijevaju poslovni prostor. Primjerice, brojne tvrtke koje pružaju intelektualne usluge, poput marketinga, računovodstva, financija, dizajna, programiranja i slično.

Osim spomenutih, tu su tvrtke i pojedinci koji tek trebaju pokrenuti svoje poslovanje. Budući da izlaze na vrlo konkurentno područje, upravo oni prilikom pokretanja poduzeća žele što više uštedjeti. Tehnologija u tim slučajevima uvelike olakšava stvari.  Naime, rad za računalom u uredu koji se mora plaćati jednostavno može zamijeniti radom za računalom u udobnosti svog doma.

Usluge virtualnog ureda koje svi mogu koristiti

Najviše koristi od rada kod kuće imaju tvrtke s manjim brojem zaposlenika, startup tvrtke, freelanceri i svi oni koji na početku nemaju potrebu za fizičkim uredom. Virtualni uredi su zanimljivo rješenje za sve one kojima fizički ured nije potreban, ali su im korisne sve prednosti koje on pruža. Poslovna adresa na prepoznatljivoj lokaciji, poštanski sandučić i telefonski broj pogodnosti su koje, osim što omogućuju značajnu uštedu, poboljšavaju profesionalni imidž tvrtke.

Mnoge tvrtke koje su specijalizirane za pružanje usluga virtualnog ureda usmjerene su na metode koje novoosnovanim poduzećima mogu omogućiti razvoj i stvaranje poslovnih prilika. Mala i srednja poduzeća često trebaju podršku virtualnog asistenta koji umjesto njih i za njih obavlja različite poslove. Neki od njih su odgovaranje na e-mailove, organizacija sastanaka i javljanje na telefon. Iako se nazivaju virtualnim uredom, takve tvrtke obuhvaćaju i fizički prostor. Tako se sastanak može održati u specijaliziranoj sobi za sastanke, a dostupno je i korištenje manjih ureda ili co-working prostora. Najbolje pogodnost je što pružaju fleksibilnost, tj. u potpunosti se prilagođavaju potrebama svojih klijenata. Kad na taj način organiziraju svoje poslovanje, tvrtkama i pojedincima preostaje jedino da s mjesta koje njima najbolje odgovara počnu razvijati posao.

Danas na raspolaganju imamo mnogobrojna softverska rješenja koja omogućavaju organiziranost i efikasnost. U nastavku navodimo neke od osnovnih alata koji brojnim poduzetnicima pomažu u svakodnevnom poslovanju.

Google Drive i Dropbox online su servisi koji često koriste privatne osobe. Omogućavaju pohranu, stvaranje i dijeljenje različitih vrsta datoteka. Pristupiti im se može preko računala, laptopa, mobitela ili tableta. Svatko tko ima pristup može urediti ili kreirati nove dokumente. Najbolje od svega je što se može instalirati na samom uređaju i nesmetano koristiti u slučaju da nema internetske veze.

Bidsketch je softver za izradu poslovnih prijedloga, neovisno o djelatnosti.

Wave App je računovodstveni softver koji pomaže u upravljanju prihodima i rashodima. Pomoću njega mogu se izrađivati računi, pratiti uplate, slati podsjetnici za neplaćene račune i još mnogo toga. Prvenstveno je osmišljen kako bi pomogao manjim poduzećima.

Mnogo je komunikacijskih programa kojima se danas svi mogu služiti kako bi ostali povezani. Donedavno je najpoznatiji takav alat za videokonferencije bio Skype. Danas je najpopularniji Zoom, dok se za grupne pozive i tekstualne poruke najčešće koriste WhatsApp i Viber.

Google Calendar je također aplikacija kojoj je moguće pristupiti preko Google računa i odlična je za organizaciju i zakazivanje sastanaka i različitih obaveza.

Ušteda na troškovima

Virtualni ured svojim različitim uslugama nudi brojne prednosti svima koji rade od kuće. Značajna ušteda novca pogotovo je osjetna prilikom pokretanja poslovanja jer nema potrebe za plaćanjem ureda i režijskih troškova. Stoga se ušteđeni novac može iskoristiti primjerice za marketing. Zakup poslovne adrese na atraktivnoj lokaciji stoji daleko manje nego zakup ureda. Ako se radi o jednoj zaposlenoj osobi, ista vjerojatno neće stići obavljati sve obveze kada se posao krene razvijati. S druge strane zapošljavanje dodatne osobe može predstavljati dodatan trošak. U takvim slučajevima na raspolaganju stoje virtualni asistenti koji se mogu javljati u ime njegove tvrtke, odgovarati na e-mail, dogovarati sastanke i sl. Virtualni ured također omogućava zapošljavanje ljudi iz različitih gradova i država.

Fleksibilniji način rada

Uobičajeno radno vrijeme od devet do pet ne odgovara svim ljudima. Neki su produktivniji u rano prijepodne, dok nekim ljudima više odgovara započeti raditi u poslijepodnevnim satima. Ovakav fleksibilniji način rada zaposlenicima omogućava da ne moraju uzimati slobodne dane ako imaju privatne obveze (odlasci liječniku, roditeljski sastanci i sl.). Nekima je produktivnost kod kuće veća jer mogu bolje organizirati vrijeme i radni prostor. Istraživanja su pokazala da osobama koje rade od kuće treba manje vremena za završavanje zadataka. Ovo se postiže zahvaljujući tome što nema standardnih uredskih ometanja.